Accès à l'interface

interface utilisateur

L’interface utilisateur permet aux utilisateurs finaux d’accéder à une espace de gestion simplifiée et indépendante, composé de trois parties principales :

• les logs reprenant tout l’historique de vos emails,
• les emails en file d’attente
• les listes blanche et noire dans la partie« Paramètres ».

Accès : Connexion à l’interface

À votre première connexion, il vous faudra créer votre compte. Saisissez simplement votre adresse email (le domaine doit être
celui qui est géré par Sentinelle-services) et cliquez sur « Obtenir un mot de passe ». Un email de confirmation de création de compte vous parviendra. Le lien reçu dans ce mail est valable une semaine.

Si votre adresse email est reconnue, vous aurez la possibilité de saisir votre mot de passe d’accès et de cliquer sur « Se connecter » pour
vous rendre sur votre espace utilisateur. En cas d’oubli de votre mot de passe, il vous suffit de saisir votre adresse email et de cliquer sur « Réinitialiser mon mot de passe »

Logs : Historique des emails

La page « Historique » vous donne la possibilité de rechercher les emails entrants sur un mois. Une légende vous permet de comprendre le type de rejet d’un email. La valeur entre parenthèses à la fin de chaque ligne correspond au nombre d’emails reçus pour chaque catégorie.

Afin d’affiner vos recherches, il vous est possible d’utiliser plusieurs filtres :

• type de message,
• dates
• rechercher par mots clés.

Au niveau du filtre de sélection, voici les types de mots clés disponibles :

• adresse email expéditrice,
• sujet ou partie de sujet,
• heure (par exemple : « 10: » pour chercher tous les emails entre 10h00 et 10h59),
• identifiant du mail (encadré en vert ci-dessous).

Il est possible de visualiser (icône représentée par un œil : ) ou de débloquer directement (petite flèche : ) un message considéré comme un spam ou une publicité. Vous les reconnaîtrez grâce à la lettre « Q » pour Quarantaine ou « M » pour Massmailing. Vous avez 30 jours pour effectuer cette action de libération, au-delà le message n’est plus disponible.

Queue : Emails en attente

Cette fonctionnalité vous permet d’accéder à vos emails en attente. Cela arrive notamment si le serveur qui gère vos emails est indisponible. Vous pourrez avoir quelques informations concernant votre email : le temps d’attente, l’expéditeur, la taille du mail et son identifiant. Vous pouvez cliquer sur l’icône représentée par un œil afin de visualiser ou télécharger le contenu du mail. Si vous souhaitez visualiser les pièces jointes, vous devrez télécharger l’email.

Pour bénéficier de cette fonctionnalité, vous devez créer un compte utilisateur (ou être abonné au mail de synthèse) avant qu’un problème de communication avec votre serveur de messagerie n’apparaisse !

Paramètres : Listes blanche et noire

Sur cette page, l’utilisateur peut ajouter une ou plusieurs adresses emails dans sa liste blanche (tous les mails enregistrés dans cette liste seront acceptés), ou dans sa liste noire (tous les mails enregistrés dans cette liste seront refusés). Il faut saisir une adresse email par ligne. Évitez absolument de whitelister systématiquement sans quoi vous recevrez des spams ! La liste blanche ne doit être utilisée qu’en dernier recours.

Certaines extensions de fichiers sont interdites et la taille maximum d’un email est de 50Mo. 

Les pièces jointes dans les emails

Afin de protéger nos clients d’éventuelles attaques de virus inconnus, nous avons pris la décision de refuser certaines extensions utilisées pour les fichiers joints exécutables (par exemple les fichiers ayant comme extensions  .exe) car ces fichiers sont susceptibles de contenir des malwares. Cette règle existe depuis 2002, mais la liste vient d’être complétée de plusieurs extensions  suite aux attaques récentes de ransomwares. C’est la raison pour laquelle nous en profitons pour faire un point sur les règles de refus des fichiers joints par Sentinelle-services.

Extensions refusées

Tous les emails dont au moins une des pièces-jointes comporte une des extensions ci-dessous sont systématiquement refusés.

.ade, .adp, .aspx, .bat, .cab, .chm, .cmd, .com, .cpl, .exe, .hta, .hte, .ins, .isp, .jar, .js, .jse, .lib, .lnk, .mde, .msc, .msi, .msp, .mst, .pif, .ps1, .scr, .sct, .shb, .sys, .vb, .vbe, .vbs, .vxd, .wsc, .wsf, .wsh, .xht, .xhtml

D’autre part, si un email contient au moins un fichier de type archive compressée (Zip, Rar, Arj, 7z, TGZ, etc…) qui intègre elle-même un fichier avec une de ces extensions, le mail sera également refusé. Exemple : un email comportant un fichier « toto.zip » sera refusé s’il contient un fichier avec une des extensions précitées, comme « titi.exe ».

Suite aux attaques Locky, nous avons pris la décision de bloquer les emails contenant des fichiers .JS, soit directement dans le mail, soit dans un fichier compressés intégrants des fichiers (Si vos clients doivent vous envoyer des fichiers JS dans des zip, demandez-leur d’ajouter un mot de passe).

Les fichiers compressés et chiffrés avec mot de passe en .ZIP, .7Z et .ARJ sont désormais refusés.

Taille des emails

Les emails ne doivent pas dépasser une taille de 50Mo (soit : 52 428 800 octets) tout compris : entête, corps et pièces-jointes. Tous les emails dépassant 50 mégaoctets seront systématiquement refusés par Sentinelle-services et Mailout.

Pour rappel, les pièces jointes encapsulées dans le protocole MIME (défini par les RFC 2046, 2047, 2049, 2077, 4288 et 4289) sont le plus souvent encodées sur 6 bits (Base64). Le fichier subit donc une augmentation de sa taille d’environ 37%. De ce fait, les pièces-jointes ne doivent pas dépasser : 36Mo env.

Password : Changer son mot de passe

Si vous souhaitez changer votre mot de passe, il vous faudra cliquer sur votre adresse email située à droite du menu, puis sur « Mot de passe ». Votre mot de passe doit contenir au moins 8 caractères, dont une majuscule, une minuscule et un chiffre.